GHOR Haaglanden zorgt voor veilige NAVO-top
"Onze basis staat gewoon goed, daar kunnen we op vertrouwen"
Tekst: GHOR Haaglanden
De NAVO-top in het World Forum in Den Haag afgelopen juli was een van de grootste diplomatieke evenementen ooit in Nederland. De maatregelen tijdens de top hadden een ongekende impact op de bereikbaarheid van de regio. Voor GHOR Haaglanden betekende dit een unieke uitdaging: zorgen voor een veilig verloop én de continuïteit van zorg in de hele regio. Een terugblik op een bijzondere operatie die maandenlang werd voorbereid.
"We wisten een jaar van tevoren dat de NAVO-top eraan kwam", vertelt Inge Devilee, Evenementen Adviseur bij GHOR Haaglanden, als onderdeel van Veiligheidsregio Haaglanden. Haar eerste reactie: “WOW! Hier gaan we het heel druk mee krijgen. In 2014 heeft de GHOR al ervaring opgedaan tijdens de Nuclear Security Summit (NSS), ook in het World Forum. De evaluatie van de NSS hebben we er direct bij gepakt en gekeken wat we daarvan konden leren. De NAVO-top was écht de overtreffende trap: het was vele malen groter, de absolute wereldtop kwam hierheen en de geopolitieke situatie zorgde voor extra spanning."
GHOR Haaglanden pakte het project grondig aan. "Het uitgangspunt bij de voorbereiding was om zoveel mogelijk aan te sluiten bij onze reguliere manier van werken", legt Monique Hoomoedt uit, Beleidsmedewerker Vakbekwaamheid en Operationele Voorbereiding. "Onze basis staat gewoon goed, daar kunnen we op vertrouwen. Daarnaast leverde dit evenement wat bijzonderheden en extra risico’s op. Denk aan verregaande maatregelen van de politie. Of een cyberaanval waarbij al je communicatiemiddelen uitvallen. Op al dit soort situaties hebben we ons specifiek voorbereid en deze geoefend samen met verschillende partners waar dat nodig was."
Advisering en operatie hand in hand
De GHOR pakte de voorbereiding voor de NAVO-top zorgvuldig aan met een doordachte projectstructuur. Een kerngroep zette de grote lijnen uit, nam besluiten en deelde informatie op hoofdlijnen. Ook bereidde de kerngroep de agenda van de projectgroep voor. In die projectgroep zaten collega’s uit verschillende GHOR-disciplines waarmee alle expertises waren vertegenwoordigd: van informatiemanagement tot zorg en van algemene veiligheidsmaatregelen rondom het World Forum tot piketorganisatie. Team Operationele Voorbereiding zorgde ervoor dat piketfunctionarissen hun taken optimaal konden uitvoeren. Team Advisering onderhield de contacten met zorg- en veiligheidspartners over praktische zaken als programma's en routes.
“We moesten bijvoorbeeld zorgen dat hulpdiensten door de afgezette delen van de stad konden blijven rijden,” vertelt Wouter Buijs, die samen met Inge deel uitmaakte van het adviesteam. “Een ambulance die onderweg is naar een reanimatie wil je niet laten wachten omdat er een stoet diplomaten langskomt. Voor dit soort situaties hadden we geregeld dat we een directe lijn hadden met de meldkamers.”
Foto: GHOR-collega's Nick, Inge, Monique in het Actiecentrum GHOR.
Monique: "We hadden zo'n goede projectstructuur neergezet en de bereidheid bij iedereen was zo groot om het tot een succes te maken. Dat gaf ons vleugels."
Inge: "Een goede projectstructuur is bittere noodzaak"
Wendbaar en heldere communicatie
Nick Visser was tijdens de NAVO-top een van de hoofden actiecentrum GHOR. Ook was hij als beleidsmedewerker verbonden aan de projectgroep NAVO-top binnen de GHOR.
Hij benadrukt het belang van wendbaarheid en strakke communicatie tijdens de top: "De informatiestroom vanuit alle betrokken partijen was enorm. Mijn taak was om daaruit de informatie te filteren die relevant was voor de geneeskundige zorg en die razendsnel én helder te communiceren. Wat dit evenement ook uniek maakte, was dat het meerdere dagen duurde. Dat maken we niet vaak mee. Daarom hebben we speciaal geoefend op overdracht en tussentijdse briefings. Cruciaal! Als een overdracht niet nauwkeurig en helder is, kan er van alles misgaan."
Beide teams hielden intensief contact met GHOR-collega's in omliggende regio's. "Terwijl alle ogen waren gericht op Den Haag, waren er continu bewegingen in de buurregio's waarover we elkaar moesten informeren”, vertelt Monique. "Omdat we iedereen optimaal hadden meegenomen in onze voorbereiding, waren we heel goed op elkaar aangesloten."
Foto: Wouter als OvD-G op locatie naast de ambulance van de Amerikaanse delegatie.
Nick: “We hebben speciaal geoefend op overdracht en tussentijdse briefings. Cruciaal!”
Wouter: "Onze inzet is buitengewoon proportioneel geweest."
Foto: Inge verzorgt een briefing voor zorgpersoneel.
Waardevolle lessen geleerd
De NAVO-top heeft waardevolle lessen opgeleverd om te benutten voor toekomstige evenementen. Zo heeft Inge meer dan ooit ervaren hoe noodzakelijk een goede projectstructuur is: "Als je van tevoren nadenkt over je aanpak en voor iedereen glashelder is wie welke verantwoordelijkheden heeft, werkt dat heel goed. Dat geldt zeker ook voor de verdeling van de kosten. Als de financiën vooraf goed geregeld zijn, kan je echt afspraken maken met derden over wie wat doet.”
Wat ook goed werkte, waren de risicoanalyses. Voor verschillende onderdelen werd gekeken naar de kans dat er iets mis kon gaan en wat dan het effect zou zijn. "Dankzij onze gerichte aanpak hebben we uiteindelijk minder mensen hoeven inzetten dan bij de kleinere NSS-top", vertelt Wouter. "Onze inzet is dus zeer proportioneel geweest."
GHOR Haaglanden kijkt met trots terug op een geslaagde operatie. "We kregen veel waardering van buurregio's, ketenpartners, ziekenhuizen en onze eigen directie", laat Monique weten. "En misschien nog wel het belangrijkste: we hebben het echt samengedaan.” Nick voegt daar tot slot aan toe dat er ook is gelachen met elkaar: “Humor is nodig op zijn tijd. Als de onderlinge sfeer goed is, ga je voor elkaar door het vuur. En dat is gebeurd. We waren een eenheid binnen GHOR Haaglanden en samen met alle partners. Dat maakte deze NAVO-top tot een succes."