Netwerkmanagement zorgpartners
Netwerk-management zorgpartners
Tekst: Danique Wever en Thijs van Agteren (Veiligheidsregio Zuid-Limburg). Headerfoto: Juul van den Brink (Juul Photography).
Netwerkmanagement, en in het bijzonder netwerkmanagement zorgpartners, is een belangrijk onderdeel van het werk van de GHOR Zuid-Limburg. Het gaat om het maken van strategische keuzes: bepalen met welke organisaties actief contact van belang is, waar verbinding nodig is en hoe samenwerking het best kan worden vormgegeven. Door deze samenwerking kennen we elkaar beter, weten we wat we van elkaar kunnen verwachten en vinden we elkaar sneller in noodsituaties.
De rol van de GHOR
We hebben als GHOR verschillende rollen: adviseur, verbinder, informatieknooppunt en verschaffer van structuur. Daarnaast hebben we wettelijke taken en vertegenwoordigen we als het ware de zorg binnen de Veiligheidsregio tijdens een crisis. Deze rollen en taken kunnen we alleen goed uitvoeren met een sterk netwerk om ons heen en door onszelf juist te positioneren binnen dat netwerk. Daarom investeren we als GHOR Zuid-Limburg veel tijd in netwerkmanagement en het onderhouden van onze contacten binnen het zorgnetwerk.
Zorgnetwerk Zuid-Limburg
Het zorgnetwerk in Zuid-Limburg is breed en bestaat uit zowel acute als niet-acute zorgorganisaties. Acute zorgorganisaties zijn ziekenhuizen, huisartsen(posten), de GGD, acute GGZ en ambulancezorg. Niet-acute zorgorganisaties, ook wel partners langdurige zorg genoemd, bestaan uit verpleeghuizen en verzorgingshuizen, gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg, thuiszorg en herstelzorg. Ook andere zorgpartijen, zoals het Nederlands Rode Kruis en het Centrum voor Thuisbeademing, maken onderdeel uit van het zorgnetwerk.
Hoewel acute zorgpartners een dubbele rol kunnen hebben tijdens crises (zowel hulpverlener als organisatie die geraakt kan worden), maken wij in de basis geen onderscheid tussen acute en niet-acute zorgpartners. Beide groepen zijn belangrijk voor een goed functionerend netwerk.
Wij hebben nagenoeg alle zorgorganisaties en hun locaties in beeld. Met 42 van deze organisaties, samen goed voor ruim 1000 zorglocaties, onderhouden wij actief en structureel contact. Deze organisaties, en hun ruim 175 crisiscoördinatoren, zijn aangesloten op ons alarmerings- en informatieproces.
Kennismakingsproces crisiscoördinatoren en informatiecoördinatoren
Elke nieuwe crisiscoördinator doorloopt eerst een digitale kennismaking van circa 15 minuten. Deze kennismaking is verplicht en bedoeld om snel en laagdrempelig de basiskennis over het alarmerings- en informatieproces mee te geven. Na afronding wordt de crisiscoördinator aangesloten op dit proces.
Naast de digitale kennismaking zijn er een fysieke informatiesessies. Deze sessies zijn niet verplicht, maar worden sterk aanbevolen en deelname wordt actief gestimuleerd. Tijdens deze bijeenkomst staat de kennismaking met de GHOR en met crisiscoördinatoren van andere zorgorganisaties centraal, evenals de manier waarop tijdens crises en rampen wordt samengewerkt.
Ook de informatiecoördinatoren (ICO’s) zijn onderdeel van het netwerk. Hun instroom start na het succesvol afronden van de dagcursus, waarna zij de digitale kennismaking doorlopen en worden aangesloten op het informatieproces. Aansluitend worden ook zij uitgenodigd voor de fysieke informatiesessies.
Partnergesprekken, themabijeenkomsten en netwerkoverzicht
Met elke zorgpartner vindt minimaal eens per twee jaar een partnergesprek plaats. Deze gesprekken zijn belangrijk voor het onderhouden van contact en het versterken van de samenwerking en voorbereiding op crises en rampen. Daarnaast worden themabijeenkomsten georganiseerd in het kader van risicomanagement en crisisbeheersing. Tijdens deze bijeenkomsten worden actuele thema’s besproken, kennis gedeeld en de samenwerking binnen de keten verder versterkt.
Om het relatiebeheer structureel te ondersteunen wordt gebruikgemaakt van een CRM-systeem, dat intern GRIP op het zorgnetwerk wordt genoemd. Hierin worden contactmomenten vastgelegd en ontwikkelingen bijgehouden. Eens per maand wordt binnen het GHOR-team een praatplaat Zorgnetwerk in beeld gepresenteerd, zodat alle collega’s op de hoogte zijn van belangrijke zaken en actuele ontwikkelingen binnen het zorgnetwerk.
"We hebben duidelijke kaders: welke organisaties we alleen in beeld hebben en met welke we actief contact onderhouden, wanneer dat contact plaatsvindt en waarover. Maar minstens zo belangrijk is hóe we dat contact vormgeven. Dat zit in de details: de toon die je aanslaat, meedenken, iemand verbinden als je zelf niet direct kunt helpen, het stukje vlaai bij een gesprek of bijeenkomst, of gewoon de ‘deur staat altijd open’-mentaliteit. Dat persoonlijke is geen toeval, maar een bewuste strategische keuze," onderstreept Thijs van Agteren.
Samenwerken in crisissituaties
In een crisissituatie worden standaard vanaf GRIP 2 alle 42 zorgorganisaties die zijn aangesloten op het alarmerings- en informatieproces direct gealarmeerd. Zo kunnen organisaties in eerste instantie zelf inschatten of en hoe zij worden geraakt door de situatie. In de praktijk werkt dit goed, omdat er vooraf duidelijke afspraken zijn gemaakt en veel is geïnvesteerd in wederzijds begrip en samenwerking. Andere regio’s vragen zich soms af of deze ketenbrede alarmering niet tot veel vragen en telefoonverkeer leidt. Dankzij de goede afspraken aan de voorkant en stevig netwerkmanagement blijkt dit echter nauwelijks het geval. Soms is het nodig om na een incident alsnog met elkaar om tafel te gaan, maar dat hoort bij de leercyclus en versterkt uiteindelijk het netwerk.
Een sterk zorgnetwerk
De afgelopen jaren hebben we ons netwerkmanagement verder geprofessionaliseerd en daarmee een sterk zorgnetwerk opgebouwd dat tijdens een crisis goed samenwerkt. We weten wat we van elkaar kunnen verwachten, kunnen snel handelen en zijn goed voorbereid. Zo staan we klaar om zorgorganisaties en de regio te ondersteunen wanneer het erop aankomt. De afgelopen jaren hebben we ons netwerkmanagement verder geprofessionaliseerd en daarmee een sterk zorgnetwerk opgebouwd dat tijdens een crisis goed samenwerkt. We weten wat we van elkaar kunnen verwachten, kunnen snel handelen en zijn goed voorbereid. Zo staan we klaar om zorgorganisaties en de regio te ondersteunen wanneer het erop aankomt.